Services de code QR

Activer l’application d'enregistrement QR pour votre événement ou club est simple. Commencez par vous connecter à votre compte puis accédez à la page « Services de codes QR » située dans le menu de gauche.

Sur cette page, vous pouvez accéder à l’application d'enregistrement QR en cliquant sur le bouton « LANCEMENT ».

Sur la page « Accueil », cliquez sur « CRÉER UNE NOUVELLE PAGE D’ENREGISTREMENT » et cela vous donnera deux options de configuration différentes :

• L’option de gauche vous permet de recueillir des inscriptions via un formulaire, et les participants peuvent s’enregistrer à l’aide d’un billet QR ou de leur carte de membre.

  (+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur l’activation de cette option d’enregistrement.

  Dans la fenêtre contextuelle suivante, sélectionnez l’une de vos pages d’événement/club existantes pour y activer l’application d’enregistrement ou créez une nouvelle page. Si vous créez une nouvelle page, vous devrez remplir tous les champs obligatoires avant d’accéder aux paramètres de l’application d’enregistrement.

  Dans l’onglet « Application d’enregistrement », commencez par cocher la case « Activer l’application d’enregistrement ». Une fois activée, deux options apparaîtront : « Scanner des billets QR » et « Scanner des cartes de membre ».

  

  (+) En savoir plus : Scanner des billets QR

  Lorsque vous sélectionnez « Scanner des billets QR », vos paramètres d’événement détermineront les types de billets QR que vous pouvez générer — jusqu’à trois options peuvent être disponibles : Types de billets Billets d’inscrit Cette option crée un billet par inscrit. Idéal pour les événements d’une journée, l’émission d’accréditations, et des scénarios similaires. Billets d’événement Ce paramètre est plus personnalisable. Vous pouvez générer des billets selon les divisions de votre événement. Il comporte les options suivantes : Billets par division : Génère un billet par division, regroupant toutes les catégories d’âge de cette division en un seul billet. Billets par division et par catégorie : Génère un billet distinct pour chaque combinaison division + catégorie d’âge. Aucun : Aucun billet ne sera généré pour cette division. Billets d’achats supplémentaires Ces billets sont utiles pour les articles achetés en ligne devant être récupérés sur place. Par exemple, si votre événement vend des T-shirts, les participants peuvent les précommander et les réclamer à leur arrivée. Cette option fonctionne aussi pour les billets de spectateur à scanner lors de l’enregistrement. Pour confirmer les billets que vous allez générer pour votre événement, vous pouvez utiliser l’onglet « Visualisation des billets ». Cet onglet vous permet de prévisualiser les billets générés selon les options activées. Il aide à éliminer toute confusion en offrant une visualisation claire des types de billets et de leurs détails respectifs. Si l’aperçu ne correspond pas à vos attentes, vous pouvez revenir et ajuster les paramètres pour générer les billets souhaités. (+) Cliquez ici pour en savoir plus sur la modification des billets QR et des champs visibles. Dans l’application d'enregistrement QR, vous pouvez modifier les informations affichées sur les billets envoyés par courriel, celles affichées lors du scan d’un billet, et les champs visibles dans les tableaux de l’onglet LISTE. Comme chaque type de billet (inscrit, événement ou achat supplémentaire) peut nécessiter des informations différentes, vous pouvez personnaliser chacun afin de mieux répondre aux besoins de votre événement. Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez changer l’ordre ainsi que sélectionner quels champs seront visibles dans quelles sections. La case « Courriel » affichera l’option dans les billets envoyés par courriel aux inscrits. La case « Scanner » affichera l’option pour l’admin dans l’onglet « SCAN » de l’application. Cela peut être utile si l’admin a besoin de certaines informations de l’inscrit pour mieux l’aider (ex. : afficher le nom, la couleur et la quantité d’un article acheté). Note Les champs prénom, nom, nom de l’équipe et province apparaîtront automatiquement dans la vue billet du scanner, à condition qu’ils soient activés dans vos paramètres d’événement. La case « Liste admin » affichera l’option dans l’onglet « LISTE » de l’application. Note Vous pouvez aussi modifier les champs visibles depuis l’application d'enregistrement QR en cliquant sur l’onglet « LISTE », en sélectionnant un événement dans le menu déroulant en haut et en cliquant sur le lien « Champs visibles ». Enfin, une fois satisfait des paramètres, assurez-vous de retourner à l’onglet « Application d’enregistrement » et de cliquer sur le bouton vert « SOUMETTRE » pour sauvegarder vos changements. Note importante Il est possible d’activer l’application d'enregistrement QR après l’ouverture des inscriptions, mais gardez en tête que cliquer sur « SOUMETTRE » enverra immédiatement les billets QR par courriel. Si vous avez plus de 10 inscrits, vos paramètres deviendront aussi verrouillés après la soumission. Cela signifie que vous pouvez tester efficacement vos paramètres tant que vous avez moins de 10 inscrits. Pour modifier vos paramètres une fois verrouillés, veuillez nous contacter.

  (+) En savoir plus : Scanner les cartes de membre
  Lorsque vous choisissez « Scanner les cartes de membre », vous aurez l’option « Autoriser les non-inscrits à être scannés », ce qui peut être utile pour les séances libres ou les cours d’essai où la préinscription est facultative, mais où vous voulez garder une trace des participants.

• L’option de droite sert à suivre uniquement la présence — vous scannez simplement les cartes de membre, et aucune préinscription n’est requise.

  (+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur l’activation de cette option d’enregistrement.

  1. Après avoir cliqué sur le bouton « SUIVANT », remplissez le formulaire de configuration de l’événement sur la page suivante (titre, type d’événement, lieu et dates), puis sélectionnez « CRÉER L’ÉVÉNEMENT ».
   
  2. Une fois l’événement de présence libre créé, vous pouvez commencer à scanner les cartes de membre valides des participants pour enregistrer leur présence.

Pour commencer à scanner les billets de vos événements, suivez simplement ces étapes :

1. Ouvrir l’application : Après vous être connecté à votre compte, cliquez sur l’onglet « Services de codes QR » dans le menu de gauche. De là, vous pouvez ouvrir l’application d'enregistrement QR en cliquant sur le bouton « LANCEMENT » sous la section « Application d'enregistrement QR ». Une fois dans l’application, allez à l’onglet « SCAN ».



2. Scanner le code QR : Alignez le code QR dans le cadre du scanner sur l’écran de votre appareil. L’application détectera et lira automatiquement le code QR.
 
3. Voir l’information : Une fois scanné, l’application affichera les détails du billet et le statut d’enregistrement.
 
4. Compléter l’enregistrement : Si le billet est valide et que le statut est « En attente », l’application mettra à jour le statut à « Enregistré ». Si le billet a déjà été utilisé ou est expiré, l’application affichera le statut correspondant pour informer l’utilisateur.

L’application d'enregistrement QR est conçue avec des fonctionnalités de scan robustes afin d’assurer un processus d’enregistrement sécuritaire et efficace. Voici un aperçu des capacités de scan :

Fonctionnalités

Sécurité Notre scanner est conçu pour reconnaître et accepter uniquement les codes QR générés par notre système. Cela protège les utilisateurs contre les codes QR potentiellement malveillants en s’assurant que seuls les codes QR valides et spécifiques à l’événement peuvent être scannés et affichés dans l’application.

Détails du billet Lors du scan d’un code QR, l’application affiche les informations essentielles du billet, incluant l’objet du billet (p. ex., séance de l’événement, achat supplémentaire) et la personne à laquelle il est associé (p. ex., nom de l’inscrit). En tant qu’administrateur, vous pouvez choisir quelles informations sont affichées pour chaque type de billet (pour plus d’information, consultez la section « Modifier les billets QR et les champs visibles » dans Activation de l’application d'enregistrement QR).

Statut d’enregistrement L’application affiche également le statut actuel du billet, fournissant des mises à jour en temps réel afin d’assurer un suivi exact des participants. Le statut du billet peut être : En attente : Indique que le billet a été émis mais n’a pas encore été utilisé pour l’enregistrement. Ce statut est affiché pour les billets en attente de l’arrivée du participant. Enregistré : Confirme que le participant s’est bien enregistré avec succès en utilisant le billet. Ce statut se met à jour en temps réel lors du scan. Déjà enregistré : Indique que le billet a déjà été utilisé pour l’enregistrement, ce qui empêche les doublons et garantit une utilisation unique. ** NOTE : Le statut « Déjà enregistré » s’applique uniquement aux billets QR, pas aux cartes de membre. Bien que les billets QR puissent être scannés plus d’une fois, ils ont été conçus pour être utilisés comme des billets à usage unique. ** Expiré : Indique que le billet n’est plus valide, soit parce que l’événement est terminé, soit parce que la période de validité du billet est passée.

Pour accéder à la liste des billets QR de votre événement, ouvrez l’application d'enregistrement QR et allez dans l’onglet « LISTE ».

La fonction Liste de l’application d’enregistrement QR permet aux organisateurs d’événements de gérer et de voir tous les inscrits associés à leurs billets. Voici à quoi ressemble l’interface pour gérer votre liste de billets QR.

1. Sélection de l’événement
Les utilisateurs peuvent sélectionner les billets de l’événement qu’ils souhaitent consulter, ce qui est particulièrement utile pour les organisateurs qui gèrent plusieurs événements. L’application affichera automatiquement les billets pour l’événement ayant lieu aujourd'hui.

2. Filtre de recherche
Les utilisateurs peuvent filtrer la liste des inscrits selon divers critères tels que le nom de l’inscrit, les événements individuels, les catégories d’âge, les noms d’équipe/club et le statut d’enregistrement (Enregistré ou En attente). Cela améliore la fonctionnalité de recherche, facilitant la recherche d’inscrits ou de groupes spécifiques et simplifiant le processus d’enregistrement.

Note

Les champs de filtrage « Par numéro de membre » et « Par statut de l’inscrit » s’appliquent uniquement aux pages d’enregistrement qui scannent les cartes de membre.

3. Personnalisation des champs visibles
Les administrateurs peuvent utiliser le lien « Champs visibles » pour personnaliser les informations affichées sur les billets envoyés par courriel, lorsqu’un billet est scanné, et dans la vue Liste. Cela permet d’afficher les informations pertinentes adaptées aux besoins de l’événement.

Note

Le lien « Champs visibles » n’est PAS disponible pour les pages d’enregistrement qui scannent les cartes de membre.

4. Champs spéciaux
Dans la vue Liste, trois champs spéciaux sont toujours affichés : Enregistré par, Heure d’enregistrement et Statut. Les administrateurs peuvent modifier le statut d’un inscrit directement dans la vue Liste en cliquant sur l’icône d’enregistrement.

5. Option de renvoi de billet
Les administrateurs peuvent renvoyer n’importe quel billet individuel en cliquant sur l’icône de renvoi

à côté des détails de l’inscrit. L’application permet à l’administrateur de saisir une adresse courriel, l’adresse préférée de l’inscrit étant pré-remplie pour plus de commodité.

6. Mises à jour en temps réel
La vue Liste se rafraîchit automatiquement toutes les quelques secondes afin de s’assurer que les informations affichées restent à jour, même si plusieurs personnes scannent des inscrits simultanément.

7. Supprimer des entrées
Lorsque vous créez une page d’enregistrement qui suit uniquement la présence et qui n’a pas de préinscription, supprimer les entrées peut être effectuée directement dans l’application d’enregistrement dans la vue « LISTE » en cliquant sur le « X » rouge à côté de leur entrée.

Cependant, pour les événements qui ont l’application d’enregistrement activée, pour supprimer un inscrit il faut aller à la page « Voir les inscrits » de l’événement et le supprimer de là.

Pour les événements qui ont l’application d’enregistrement activée, si vous avez activé l’option « Permettre aux non-inscrits d’être scannés », vous pouvez supprimer ces non-inscrits en survolant ou en appuyant sur l’étoile orange à côté de leur nom et en cliquant sur le lien « ICI » dans l’infobulle qui apparaît.

8. Historique des enregistrements
L’application d'enregistrement QR enregistre désormais un historique complet des scans. Les billets QR peuvent être scannés plusieurs fois, et chaque scan enregistre la date/heure, l’administrateur qui a scanné et le statut appliqué. Pour voir l’historique d’une personne, cliquez sur « Afficher l’historique (+) » dans sa rangée. Pour développer l’historique de tous les inscrits à la fois, cochez « Afficher tout l’historique des enregistrements ».

9. Aperçu calendrier des enregistrements
En haut de la liste des billets QR, vous pouvez choisir entre deux vues : Vue Liste

et Aperçu calendrier des enregistrements

. Utilisez la Vue Liste pour gérer toutes les actions et détails d’enregistrement de chaque participant. Utilisez l’Aperçu pour obtenir un coup d’œil rapide sur l’activité d’enregistrement de chaque participant dans la plage de dates de l’événement. Dans l’aperçu du calendrier, vous pouvez survoler ou appuyer sur une icône d’enregistrement pour voir quel billet a été scanné et l’heure exacte.

Les organisateurs d’événements peuvent déléguer des responsabilités administratives en accordant à d’autres comptes un accès d’administrateur à l’application d’enregistrement de l’événement. Cette fonction est accessible via la fenêtre contextuelle « Admins » sous l’option « Application d’enregistrement ».

L’utilisation de l’option « Accès partiel » peut s’avérer particulièrement utile pour fournir un accès administrateur à l’application d’enregistrement QR. Par exemple, si vous avez des bénévoles qui enregistrent les athlètes, ils peuvent accéder à l’application d’enregistrement sans avoir besoin d’un accès complet au reste des paramètres de votre événement.

Les billets QR et les cartes de membre ont le même objectif : fournir aux participants un code scannable pour l’enregistrement. Que quelqu’un ait déplacé son billet original ou ait simplement besoin d'utiliser sa carte de membre à la place, cette section vous montre comment leur remettre rapidement ces codes QR.

• Renvoyer des billets QR

  (+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur cette option.

  L’application d'enregistrement QR garantit flexibilité et simplicité dans la gestion des renvois de billets, que ce soit pour plusieurs inscrits à la fois ou pour des cas individuels. L’application propose deux méthodes pour renvoyer des billets aux inscrits :

  1. Page Voir les inscrits : À partir de la page « Voir les inscrits », vous pouvez renvoyer des billets en sélectionnant les inscrits souhaités et en choisissant l’option « Renvoyer les billets d’enregistrement » dans le menu « Appliquer à la sélection ».
     
     
     
     

     Dans la fenêtre contextuelle, vous aurez trois options :

     Fonctionnalités

     Envoyer les billets sélectionnés : Renvoyer uniquement les billets d’événement ou les billets d’achats supplémentaires sélectionnés.

     Envoyer les billets d’inscrit : Renvoyer uniquement les billets d’inscrit.

     Envoyer tous les billets : Renvoyer tous les billets associés aux inscrits sélectionnés.

  2. Vue Liste : Dans l’onglet « LISTE » de l’application d'enregistrement QR, vous pouvez renvoyer des billets individuels en cliquant sur l’icône bleue de renvoi à côté des détails de l’inscrit. Cette action ouvre un champ où vous pouvez saisir une adresse courriel, l’adresse préférée de l’inscrit étant pré-remplie pour plus de commodité.

• Accéder aux cartes de membre

  (+) Cliquez ici pour afficher des informations détaillées sur cette option.

  Pour accéder à votre carte de membre, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Connectez-vous à votre compte.
  2. Cliquez sur la section « Mon profil » dans le menu de gauche.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le lien « Carte de membre ». Cela ouvrira un nouvel onglet avec un PDF de votre carte de membre.

  

  Note importante

  Les cartes de membre sont actuellement disponibles uniquement pour les organismes nationaux de sport qui utilisent notre système d’adhésion. Ces plateformes sont :

  • Pickleball Canada : https://secure.pickleballcanada.org/fr/
  • Judo Canada : https://registration.judocanada.org/fr/
  • Karate Canada : https://secure.karatecanada.org/fr/
  • Boxe Canada : https://secure.boxingcanada.org/fr/
  • Racquetball Canada : https://secure.racquetballcanada.ca/fr/
  • Dragon Boat Canada : https://register.dragonboat.ca/fr/
  • Association Mineure d’Athlétisme de l’Ontario (MTA) : https://mta.trackie.com/
  • Lutte Manitoba : https://registration.mawawrestling.ca/fr/

Notre générateur de code QR permet aux utilisateurs de créer sans effort un code QR en insérant un lien URL. Ce code peut être téléchargé sous la forme d’un fichier image et utilisé sur divers matériels promotionnels et réseaux sociaux.

Pour commencer à utiliser le générateur de codes QR, il suffit de se rendre sur la page « Services de codes QR » qui se trouve dans le menu de gauche ou dans le menu déroulant « MON COMPTE ». À partir de là, vous pouvez lancer le générateur de codes QR.

Sur cette page, vous pouvez insérer dans le champ de texte n'importe quelle URL pour laquelle vous souhaitez créer un code QR, à condition qu'elle commence par « http:// » ou « https:// ». Une fois que vous avez inséré l'URL souhaitée, cliquez sur le bouton « Générer un code QR » et observez la création immédiate de votre code QR ! Pour enregistrer le code QR sur votre appareil, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton vert « Télécharger le code QR ».